1. Bądź na bieżąco z informacjami

Pierwszym krokiem do przygotowania się na nowe przepisy jest śledzenie wszelkich ogłoszeń rządowych i branżowych. Zmiany w przepisach mogą pojawić się na poziomie krajowym, regionalnym, a także lokalnym, dlatego warto być na bieżąco z:

• Dziennikami Ustaw – to w nich publikowane są nowe przepisy i zmiany w istniejących regulacjach.
• Komunikatami Ministerstwa Finansów – ministerstwo regularnie informuje o zmianach w przepisach podatkowych, nowych ulgach czy wytycznych.
• Branżowymi newsletterami i portalami prawnymi – wiele portali specjalizuje się w aktualnych zmianach w przepisach podatkowych, oferując dedykowane porady i interpretacje.

Regularne śledzenie tych źródeł pozwoli Ci szybko zorientować się w nadchodzących zmianach i w porę podjąć działania.

2. Konsultacje z doradcą podatkowym

Nowe przepisy podatkowe mogą być trudne do zrozumienia, zwłaszcza gdy zmieniają się zasady dotyczące rozliczeń VAT, podatku dochodowego czy innych obszarów. Zanim wprowadzisz zmiany w firmie, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, który pomoże:

• Zrozumieć szczegóły zmian – doradca podatkowy dokładnie wyjaśni, jak nowe przepisy wpłyną na Twoje rozliczenia.
• Dostosować dokumentację – może być konieczne wprowadzenie nowych formularzy, deklaracji lub zmiana procedur.
• Przygotować firmę na kontrole skarbowe – niektóre zmiany mogą wymagać większej dokumentacji lub nowych zasad raportowania, co jest istotne, zwłaszcza w kontekście kontroli podatkowych.

Doradca pomoże Ci także ocenić, czy zmiany w przepisach mogą wpłynąć na Twoje obecne ulgi podatkowe, odliczenia czy inne preferencje.

3. Przeszkolenie pracowników i zmiana procedur

Wprowadzenie nowych przepisów podatkowych może wymagać zmiany wewnętrznych procedur księgowych i raportowych w firmie. Jeśli Twoja firma zatrudnia dział księgowy lub finansowy, warto zorganizować:

• Szkolenia dla pracowników – przeszkolenie księgowych i pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe pomoże im szybko wdrożyć zmiany w życie.
• Rewizję procesów – sprawdzenie, czy obecne procedury i systemy księgowe są w stanie obsłużyć nowe przepisy. Czasami konieczne będzie dostosowanie oprogramowania księgowego lub aktualizacja procedur wewnętrznych.
• Stworzenie planu adaptacyjnego – szczególnie w przypadku skomplikowanych zmian warto opracować harmonogram działań, który pomoże w płynnej adaptacji do nowych regulacji.

4. Aktualizacja systemów księgowych

Wiele firm korzysta z oprogramowania do obsługi księgowości, które automatycznie generuje raporty, deklaracje VAT, PIT czy CIT. Jeśli wprowadzone zostaną zmiany w przepisach, konieczna może być:

• Aktualizacja systemu – sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe oferuje aktualizacje w zakresie nowych przepisów podatkowych. Większość systemów, zwłaszcza tych chmurowych, automatycznie wprowadza zmiany, ale warto to zweryfikować.
• Dostosowanie szablonów i formularzy – może być konieczne zaktualizowanie formularzy deklaracji podatkowych lub raportów, które muszą być składane do urzędów skarbowych.
• Testowanie systemu – przed wdrożeniem systemu w pełni, warto przeprowadzić testy na próbnym okresie, aby upewnić się, że zmiany zostały wdrożone prawidłowo.

5. Przegląd kontraktów i umów

W związku z nowymi przepisami warto również przeanalizować istniejące umowy z kontrahentami. Zmiany podatkowe mogą wpływać na:

• Podział obowiązków podatkowych – niektóre zmiany mogą wpłynąć na to, kto będzie odpowiedzialny za zapłatę VAT lub innych podatków (np. w umowach B2B).
• Zmiana stawek VAT – jeśli wprowadzone zostaną zmiany w stawkach VAT, może to wymagać aktualizacji umów z klientami lub dostawcami.
• Zmiana zasad płatności i fakturowania – nowe przepisy mogą wymusić dostosowanie terminów płatności lub sposobów fakturowania.

Pamiętaj, że nawet drobne zmiany w przepisach mogą wymagać modyfikacji dotychczasowych umów.

6. Zmiany w podatkach międzynarodowych

Jeśli Twoja firma prowadzi działalność międzynarodową, zmiany w przepisach podatkowych mogą wpłynąć na sposób opodatkowania transakcji transgranicznych. Warto:

• Sprawdzić umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania – zmiany w przepisach mogą wpłynąć na to, jak rozliczane są dochody zagraniczne.
• Zaktualizować procedury transfer pricingowe – w przypadku międzynarodowych transakcji, zmiany w regulacjach dotyczących cen transferowych mogą wpłynąć na sposób rozliczania kosztów i przychodów między oddziałami.
• Skonsultować się z doradcą międzynarodowym – specjalista pomoże ocenić, jak zmiany wpłyną na podatki w różnych krajach, w których działa Twoja firma.

7. Regularne monitorowanie zmian

Podatki to dziedzina, która nieustannie się zmienia. Nawet po wdrożeniu nowych przepisów, mogą pojawić się dodatkowe korekty, interpretacje lub nowe regulacje, które będą miały wpływ na Twoje rozliczenia. Warto zatem:

• Regularnie sprawdzać komunikaty Ministerstwa Finansów i innych instytucji podatkowych.
• Zachować elastyczność w zakresie procedur – systematycznie analizować, czy nowe przepisy są przestrzegane i wdrażane zgodnie z oczekiwaniami.