1. Dokumenty księgowe

Dokumenty księgowe są jednymi z najważniejszych, które przedsiębiorcy muszą przechowywać. Prawo nakłada obowiązek archiwizacji dla celów podatkowych oraz ewentualnych kontroli.

Jakie dokumenty?

• Księgi rachunkowe (np. księgi główne, ewidencje przychodów i rozchodów).
• Faktury sprzedaży i zakupu.
• Dowody wpłat i wypłat (np. raporty kasowe, wyciągi bankowe).
• Deklaracje podatkowe i potwierdzenia ich złożenia.

Jak długo?

• 5 lat – zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.
  Przykład: Dokumenty z 2024 roku należy przechowywać do końca 2029 roku.

2. Dokumenty pracownicze i kadrowe

Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentów pracowniczych reguluje Kodeks pracy oraz inne przepisy prawa pracy.

Jakie dokumenty?

• Akta osobowe pracowników (m.in. umowy o pracę, świadectwa pracy, wnioski urlopowe).
• Listy płac i potwierdzenia wypłat wynagrodzeń.
• Dokumentacja związana z badaniami lekarskimi i szkoleniami BHP.

Jak długo?

• 10 lat – dla dokumentacji pracowniczej i płacowej dotyczącej umów o pracę zawartych po 1 stycznia 2019 roku.
• 50 lat – dla dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku (chyba że pracodawca zdecyduje się na przekazanie ich do ZUS w celu przechowywania w systemie EMERYT).

3. Dokumenty podatkowe

Dokumentacja związana z podatkami jest kluczowa w przypadku kontroli skarbowej. Nawet po zakończeniu działalności przedsiębiorca musi przechowywać te dokumenty przez określony czas.

Jakie dokumenty?

• PIT, CIT, VAT – deklaracje podatkowe oraz ich korekty.
• Dokumenty potwierdzające rozliczenia podatków (np. potwierdzenia zapłaty podatku).

Jak długo?

• 5 lat – zgodnie z Ordynacją podatkową. Termin liczy się od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

4. Dokumenty ZUS

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników lub prowadzący działalność jednoosobową muszą przechowywać dokumentację związaną z ubezpieczeniami społecznymi.

Jakie dokumenty?

• Zgłoszenia do ZUS (formularze ZUS ZUA, ZZA, ZCNA itp.).
• Deklaracje rozliczeniowe (ZUS DRA).
• Potwierdzenia opłacenia składek.

Jak długo?

• 10 lat – w przypadku deklaracji składanych po 1 stycznia 2012 roku.

5. Dokumenty związane z nieruchomościami i inwestycjami

Jeśli firma posiada nieruchomości lub prowadzi projekty inwestycyjne, konieczne jest przechowywanie dokumentacji dotyczącej tych aktywów.

Jakie dokumenty?

• Umowy kupna, sprzedaży lub najmu nieruchomości.
• Dokumenty dotyczące amortyzacji.
• Projekty budowlane i pozwolenia na budowę.

Jak długo?

• 5 lat – w przypadku dokumentów podatkowych dotyczących amortyzacji.
• Bezterminowo – w przypadku dokumentów potwierdzających prawo własności (np. akt notarialny).

6. Dokumentacja RODO

Firmy, które przetwarzają dane osobowe, muszą prowadzić dokumentację zgodną z przepisami RODO. Są to głównie rejestry przetwarzania danych oraz zgody klientów.

Jakie dokumenty?

• Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych.
• Zgody na przetwarzanie danych osobowych.
• Polityka ochrony danych osobowych.

Jak długo?

• Do momentu ustania celu przetwarzania danych – należy przechowywać dokumenty tak długo, jak są one niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

7. Dokumentacja związana z działalnością gospodarczą

Każda firma musi przechowywać dokumenty potwierdzające jej działalność, takie jak rejestracje, zezwolenia czy umowy.

Jakie dokumenty?

• Umowy z kontrahentami.
• Rejestracja działalności gospodarczej (CEIDG lub KRS).
• Zezwolenia, koncesje, certyfikaty.

Jak długo?

• Bezterminowo – w przypadku dokumentów potwierdzających rejestrację działalności lub uzyskanie zezwolenia.
• 5 lat – w przypadku umów handlowych, licząc od końca roku, w którym zakończyła się współpraca.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

• Forma papierowa – Przechowuj dokumenty w bezpiecznym miejscu, zabezpieczonym przed pożarem, zalaniem i dostępem osób nieuprawnionych.
• Forma elektroniczna – Korzystaj z chmury obliczeniowej lub oprogramowania archiwizacyjnego, które gwarantuje szyfrowanie danych i regularne backupy.
• Oznaczenie terminów – Oznacz na dokumentach lub w systemie daty, do których należy je przechowywać.